Pühapäev, 21.07.2019  –  Sisujuht   
• MÕISAKÜLA LINN • OMAVALITSUS • MAJANDUS • AIP • TARVILIK TEAVE • UUDISED 
• Linnavolikogu
• Linnavalitsus
• Hallatavad asutused
• Valimised
• Põhimäärus
• Arengukavad
• Üldplaneering
• Haldusreform
• Dokumendiregister
• Dokumendid ja õigusaktid
• Privaatsuspoliitika
• Notariaaltoimingud
• Asjaajamisjuhised
• Blanketid
• Avalik teave
• Vabad töökohad
• Kontakt
RSS teated RSS
Esmaspäev, 26.09 2016
Teisipäev, 20.09 2016
Kolmapäev, 07.09 2016
RSS uudised RSS
« Juuli 2019 »
ET K N RL P
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31

Isikuandmete töötlemise põhimõtted Mõisaküla Linnavalitsuses

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Mõisaküla Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi linnavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduse ning andmekaitse inspektsiooni ning isikuandmete töötlemisele sätestatust juhistest.

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, pilt, sõrmejäljed, perekonna andmed, elu- ja töökoht.

Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Linnavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb linnavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Tulenevalt avaliku teabe seadusest on linnavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb linnavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.

Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Linnavalitsuse sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine linnavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb linnavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.

Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele kehtestab linnavalitsus juurdepääsupiirangu.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise linnavalitsusele avaldanud, või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt linnavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Kõik isiku linnavalitsusse tööle kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Kandideerimisdokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.

Teave isiku teenistusse võtmise kohta on avalik.

Dokumendid (kirjad, õigusaktid jne) edastatakse peamiselt elektrooniliselt või DVK kaudu ja vajadusel paberkandjal postiaadressile. Postiaadressile saadetava kirja liik (liht- või tähitud post) sõltub saadetise sisust. Vajadusel edastatakse dokumendid tähtkirjana.

Isikuandmete avalikustamine

Vastavalt avaliku teabe seadusele andmekogus töödeldavad andmed peavad olema avalikult kättesaadavad, kui neile ei ole seadusega või selle alusel kehtestatud juurdepääsupiirangut. Isikuandmed avaldatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse linnavalitsuse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis Postipoiss (kuni 31.12.2015) ja Amphora (alates 01.01.2016) (edaspidi dokumendiregister). Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Mõisaküla linna veebilehelt http://www.moisakyla.ee/.

Dokumendiregistrisse kantakse kirja saatja ja saaja nimi, elukoha- või kontaktaadress ja muud kontaktandmed. Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid või sõna „eraisik“ või ainult isiku ees- ja perekonnanimi.

Dokument, mis sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid (elukoha aadress, telefoni number, delikaatsed isikuandmed) tunnistatakse selle registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks ning ei ole avalikult kättesaadav.

Kui kiri on saadetud paberkandjal või elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on kiri avaliku teabe seaduse (§ 12 lõike 4¹) alusel dokumendisüsteemist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendisüsteemi kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lõiked 1 ja 5, § 31 lõige 1, § 51 lõiked 6 ja 7) avaldatakse volikogu määrus Riigi Teatajas ja jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile dokumendiregistris. Linnavalitsuse õigusaktid ja istungite protokollid avalikustatakse ning need on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendiregistris. Valitsuse määrus avaldatakse Riigi Teatajas. Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on linnavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada üleriigilise levikuga ajalehes või seaduses sätestatud juhtudel ametlikus väljaandes "Ametlikud Teadaanded", kui
1. haldusakt on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja see ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Interneti väljaandes "Ametlikud Teadaanded" avalikustab linnavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus, Ametlike Teadaannete põhimäärus).

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamiseks (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana).

Otsuses võib avaldada menetlusaluse isiku nime ja isikukoodi, isikukoodi puudumisel sünniaja, ei avalikustata elukohta. Alaealise menetlusaluse isiku andmeid ning teiste isikute nimesid ja muid isikuandmeid otsuses ei avalikustata. Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab linnavalitsus isikuandmeid asutus(t)ele või isiku(te)le, kellel on seadusest tulenev õigus isikuandmeid küsida (nt kohtud, uurimisasutused, kohtueelne menetleja, järelevalveasutus jt). Kui linnavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab linnavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on linnavalitsusele saadetud või linnavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib linnavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Linnavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on linnavalitsuse, linnavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning linnavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab linnavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda linnavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on linnavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. Väärteoteate esitaja andmed avaldab linnavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel). Järelevalve menetluses ja väärteomenetluses kogutud teave on üldjuhul kuni otsuse jõustumiseni mitteavalik.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida linnavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest (IKS § 19) on igal isikul õigus saada teada:
1) milliseid isikuandmeid tema kohta linnavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
2) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
3) millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on linnavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
1) pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel või ametnikul vastuvõtul;
2) taotleda teabenõude korras (Jaan Sihveri 4, Mõisaküla, 69302, Viljandimaa; e-post: moisakyla@moisakyla.ee isikuandmetega dokumentide väljastamist;
3) tutvuda dokumentide või registritega linnavalitsuses kohapeal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (IKS § 19 lg 3) linnavalitsus on kohustatud andma andmesubjektile teavet ja väljastama nõutavad isikuandmed või põhjendama andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist avalduse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib linnavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Linnavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:
1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
2) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset;
3) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses.

Juhul kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi või on tema isikuandmeid kasutatud ebaseaduslikult, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui seaduses ei ole sätestatud teistsugust vaidlustamise korda.

Kui linnavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Riiklikesse registritesse (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) esitatud isikuandmetega saab isik iseseisvalt tutvuda riigiportaali http://eesti.ee/ e-teenuse (rubriik „Kodanikule“) kaudu.


- Algusesse - Trüki - 

 

OÃœ Inforing Mõisaküla Linnavalitsus, J.Sihveri tn 4, Mõisaküla 69302 | E-post: moisakyla@moisakyla.ee | Sisujuht